Mit „Process-Mining“ die Leistungsfähigkeit von Unternehmen steigern

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„Ich weiß, dass ich nicht weiß!“ Mit dieser Aussage setzte sich Sokrates 399 v. Chr. von den sogenannten Weisen ab, die behaupteten, alles zu wissen. Und heute? Die Prozesse im Unternehmen sind geklärt und festgeschrieben, die Qualität der Produkte in den Zwischenschritten wird regelmäßig überwacht und zuverlässig erreicht. Die Mitarbeitenden bilden sich weiter, sie und die Kund*innen sind zufrieden. Darauf kann und sollte man stolz sein!

Jetzt wird es spannend: Was ist mit den internen Abläufen? Gibt es Potentiale, die noch ausgeschöpft werden können? Ja! ist die klare Aussage der Experten, die sich mit den Abläufen in Unternehmen beschäftigt haben. Regelmäßig erleben sie die Überraschung bei Mitarbeitenden, wenn die Prozesse in Unternehmen von der Kundenakquise über den Einkauf, die Produktion über die Auslieferung, bis zum After-Sales-Service transparent gemacht werden. Denn die Abläufe der Prozesse in einem Betrieb sind in der Regel nicht durchgehend bekannt und aufeinander abgestimmt. Es werden Arbeiten so durchgeführt, wie sie schon immer bearbeitet wurden. Vielfach werden Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert, die nicht benötigt werden. Daten durchlaufen verschiedene IT-Systeme, die nicht aufeinander abgestimmt sind und es kommt zu Verzögerungen.

Mit Process-Mining ist es möglich, Geschäftsprozesse auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen zu rekonstruieren und auszuwerten. In der Regel sind einzelne Schritte eines Prozesses so in einem IT-System abgespeichert, dass die Zusammengehörigkeit und zeitliche Abfolge der Schritte nachvollziehbar sind. Wenn diese Spuren zusammengeführt werden, zeigen die Daten die tatsächlichen Abläufe, bringen Abweichungen und Risiken ans Licht: Welche Prozessvarianten treten auf? Werden Standards eingehalten? Wo läuft der Prozess nicht optimal?

Process-Mining erlaubt, eigene Prozessdaten kontinuierlich über verschiedene IT-Systeme hinweg auszuwerten. Mit Hilfe einer visuellen Darstellung können Schwachstellen gefunden, Prozesse optimiert und somit auch beschleunigt werden. Dies ermöglicht bessere und schnellere Entscheidungen. Und wahrscheinlich steigert es zudem die Zufriedenheit im Unternehmen, da sich die Wartezeit auf eine Freigabe verkürzt, Abstimmungsprozesse erleichtert und das richtige Material rechtzeitig vor Ort ist. Letztendlich gewinnen Unternehmen mit Prozess-Mining wichtige Einblicke ins Unternehmen und das Nicht-Wissen über die Abläufe wird kleiner.

Am 20. Mai werden wir voraussichtlich einen Workshop „Prozess-Mining“ im Rahmen der Veranstaltungsreihe Digital.Praktisch.Nah. anbieten.

Ihr Ansprechpartner bei der Struktur- und Wirtschaftsförderung des Kreises Euskirchen

Michael Franssen
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michael.franssen@kreis-euskirchen.de